Der perfekte Firmenevent

Ein guter Event bedeutet viel Vorarbeit. Nur wenn alle Inhalte gut eingespielt, durchdacht und geübt sind, wird der Event auch wirklich zu einem mühelos wirkenden Gesamtereignis. Das sind die wichtigsten Punkte, damit jeder Event zum Erfolg wird.

1.      Trenne Inhaltsverantwortung und organisatorische Verantwortung

Eventmanagement ist Teamwork! Rollen & Aufgaben klar verteilen: Je grösser das Event, umso grösser das Organisationsteam. Am allerwichtigsten ist aus meiner Sicht die Trennung von Inhalten und Organisation auf zwei Personen. Die Programm- und Inhaltsverantwortliche Person prägt Botschaftsmanagement, Content-Produktion, Storyline und inhaltliches Erlebnis vor Ort, die organisatorisch Verantwortliche Person übernimmt die Verantwortung für die Vor-Ort-Koordination, Teilnehmermanagement, Budgetkontrolle usw.

2.      Erwartungsmanagement: Kläre die Rahmenbedingungen

Wie professionell soll der Event sein? Von welchen Rahmenbedingungen sprechen wir? Klares Ziel, Kostenrahmen, Einbezug von externen Dienstleistungen, Datum & Locationwahl, Inszenierung (Emotion und Interaktion), «Reason to come», Botschaft resp. Messaging, Informationsstand Teilnehmer, Überraschungsmomente, Gesamtdesign, Erwartungen an Nachkommunikation. Brauchts die Regie mit Ton- und Lichttechnik, den professionellen Fotografen und die gemietete Deko? Egal ob Grossevent oder ein Fachaustausch unter 20 Personen. Diese Punkte müssen geklärt und von allen Mitwirkenden einheitlich verstanden werden.

3.      Strukturierte Vorgehensweise bei der inhaltlichen Planung

Die inhaltliche Erarbeitung in Schritten dokumentiert:

• Grobkonzept Gesamtanlass, Grobprogramm mit inhaltlichen Ansprechpartnern, Feinkonzept mit Content-Produktionsplanung, Milestones festlegen (z.B. Dry-Rund Termine)

• Feinprogramm mit effektiven Rednern und Redezeiten, Drehbuch pro Session, Slidedeck/Fragen/Detailablauf pro Session, Nachkommunikationsplanung, Dry-Runs und Finalisierung der Slots.

• Moderationsablauf, Regieablauf, Einsatzplanung inkl. Tasks, Finalisierter Content.

4.      Story

Story, Story, Story: Ein Event wird so gut, wie das Erlebnis vor Ort ist. Das lässt sich einerseits in der gesamten Infrastruktur etc. sehr gut steuern, andererseits sind die Inhalte absolut zentral. Eine stringente Story hinzukriegen, ist viel Arbeit. Sie benötigt gute Konzeptarbeit, lange bevor ein Slide oder die Fragen für ein Podium produziert werden. Und immer wieder den Blick aufs Publikum: «Welches Vorwissen und welche Interessen hat es, was weiss es, was soll es erfahren und mit welchen Erkenntnissen sollen die Teilnehmenden das Event verlassen?» Mein Tipp: Reduce to the max in den Inhalten und sehr viel Interaktion, mit Videos, mit Diskussionen, mit Speakerablauf etc. Und immer wieder die Sicht des Eventbesuchers einnehmen.

5.      Content

Ein Event ist immer ein Content-Treiber. Doch Vorsicht, wenn das Event zum hidden Treiber für strategische Fragen oder Produktemanagement wird. Das kann die Erarbeitung der Inhalte, egal ob es eine simple Präsentation oder ein aufwändiges Video zu einem neuen Produkt ist, stark verzögern. Das Event-Team braucht je nachdem Unterstützung durch jemanden, der das Themen gut versteht und kommunikativ die Entwicklung mitsteuert.

6.      Organisation der Details

Der Teufel liegt im Detail! Damit nichts vergessen geht, einen zentralen Ort für alle Notizen, Protokolle (ich empfehle diese sehr) und offenen Punkte nutzen. Wer holt den Keynote Speaker ab? Wer wechselt die Gläser auf der Bühne? Wer bringt einen Stick für die Datenübertragung auf den Präsentationslaptop mit? Kleine, lästige Fragen, die enorm Zeit und Chaos veranstalten können, wenn sie vorgängig nicht geklärt sind.

7.      Planung

Agile Planung: Ich habe noch nie erlebt, dass beim Dry-Run alle Storys rund und fertig waren. Deshalb empfehle ich sehr, die letzten zwei Abende vor einem wichtigen Event freizuhalten, mit Sicherheit wird es nochmals arbeitsintensiv. Es ist menschlich, dass sich die Inhalte in den letzten ein, zwei Wochen vor dem Event erst richtig entwickeln. Wer bereits 4-6 Wochen vor dem Event gute Vorarbeit in Form eines Drehbuchs erarbeitet hat, ist klar im Vorteil und verliert den roten Faden nicht.

Eine gute Inhaltsverantwortliche kann abschätzen, welche Inhalte reif sind um frühzeitig parat zu sein und spart sich am Schluss Ressourcen bei der Unterstützung der spontanen Aktionen, auch wenn manche kaum mehr realisierbar sein werden («können wir noch kurz ein Video produzieren?»).

Fazit: der perfekte Event

Wie also sieht der perfekte Event am Schluss aus? Den gibt’s nicht! Kein Event der Welt wird alle Besucher vollumfänglich begeistern, nie wird ein Event kritiklos vorüber gehen. Aber wenn die Teilnehmenden sich nach dem Event noch entspannt weiter unterhalten, wenn die Erleichterung im Organisationsteam spürbar und die Dankesbekundungen von Publikum und Stakeholder kommen – dann hat man ziemlich viel richtig gemacht. Und sollte sich die Freude darüber von Detailkritik nicht verderben lassen. Am Ende ist das, was in Erinnerung bleibt, das emotionale Gesamterlebnis. Und hoffentlich die Hauptbotschaft.